Hvilke indkøbsdata skal angives?

Ministerierne skal angive data for ministeriets indkøb fordelt på ministeriets myndigheder (virksomhedsniveau), indkøbskategorier og leverandør med beløb.

Efter ændringen i rapporteringskrav som følge af regeringens afbureaukratiseringsplan er der således ikke længere tale om decideret afrapportering med tekstforklaringer og egne beregninger på anvendelsen af forpligtende aftaler.

For ministerier, hvor data fra regnskabssystemet eksporteres korrekt til SKS, skal ministeriet som udgangspunkt kun godkende, at data fremstår korrekt og konsolideret i SKS. Dette sker kvartalsvist pr. mail til indkobsrapporter@modst.dk.

For ministerområder, hvor ikke alle indkøbsdata indlæses korrekt til SKS, kan ministerierne i en overgangsperiode indsende rapporteringerne i regneark til indkobsrapporter@modst.dk.


Formkrav til rapporteringen
Rapporteringen skal indsendes i regnearksformat med følgende oplysninger:

 Feltnavn:

 Beskrivelse:

 Eksempel:

 Bemærkning:

År

År

2011

Skal være heltal

Kvartal

Kvartal

1

Skal være heltal

Virk_CVR

Myndighedens CVR-nummer

10213231

Skal være heltal

Virksomhedsnavn

Myndighedens Navn

Moderniseringsstyrelsen

Max. 50 karakterer

Kategorikode

Indkøbskategorikode

1920

Skal være heltal

Indkøbskategori

Indkøbskategorinavn

Kontorartikler

Max. 50 karakterer

Kreditor_CVR

Leverandørens
CVR-nummer

27985017

Skal være heltal

Kreditor_Navn

Leverandørnavn

Staples Denmark ApS

Max. 50 karakterer

Beløb

Beløb

12345,67

Decimaltal

For opbygning af filen se evt. følgende eksempelfil:
Skabelon til indberetning (xls).

Filen sendes til Statens Indkøb indkobsrapporter@modst.dk.

Angivelser af CVR-numre skal være i overensstemmelse med registreringer i det officielle CVR-register. Angivelser af leverandører kan krydstjekkes med opslag på www.cvr.dk.
Det accepteres, at der ikke angives CVR-nummer for udenlandske leverandører samt ved personudlæg og lignende, hvor der ikke kan angives et korrekt CVR-nummer. I de tilfælde er det dog afgørende, at der ikke angives et andet nummer i kolonnen med CVR-numre. Eventuelt kan CVR-nummer i disse tilfælde angives ”0”. I kategorier uden forpligtende indkøbsaftaler er det frivilligt om CVR-nummer for kreditor angives.

Indkøbskategorier skal angives i overensstemmelse med oversigten over indkøbskategorier på www.statensindkob.dk.

For indkøbskategorier, der ikke indeholder forpligtende indkøbsaftaler, kan kreditoroplysninger udelades. Feltet ”Beløb” skal indberettes og skal omfatte virksomhedens samlede forbrug i kategorien. Statens Indkøb kan i forbindelse med nye udbud anmode om oplysninger om ministeriernes leverandørsammensætning i indkøbskategorier, der ikke indeholder forpligtende indkøbsaftaler.